Aus verstreuten Dokumenten wird abfragbares Wissen.
Verträge, Rechnungen, Protokolle und Berichte liegen in vielen Ordnern – die entscheidenden Angaben stecken im Fließtext. Ein automatisierter Ablauf liest die Dokumente, extrahiert festgelegte Informationen mit Quellenbeleg, führt sie in einer Tabelle zusammen und beantwortet Fachfragen zum Bestand – am Rechner oder per Messenger.
Ausprobieren: vom Ordner zur Antwort mit Quelle.
- 1„Batch-Analyse starten“ klicken
- 2Zeile öffnen und Belegstelle ansehen
- 3Im Assistenten eine Frage stellen
Demo: Die Antworten werden aus den fiktiven Beispieldaten berechnet – es läuft kein Sprachmodell. Im realen Ablauf formuliert Claude die Antwort auf Basis der extrahierten Daten.
Antworten aus dem Dokumentenbestand – direkt im Messenger.
Nicht jede Frage entsteht am Schreibtisch. Über einen Fragenbot lassen sich Auskünfte aus dem ausgewerteten Bestand auch unterwegs abrufen: Die Nachricht wird von n8n entgegengenommen, gegen die extrahierten Daten beantwortet und mit Quellenangabe zurückgeschickt.
- AnbindungSignal bietet keine offizielle Bot-Schnittstelle. Die Verbindung entsteht über ein Community-Werkzeug wie signal-cli, das eine eigene Rufnummer als Bot-Konto betreibt.
- GrundlageDer Bot antwortet nur aus dem ausgewerteten Bestand und nennt die Dokumente, auf die er sich stützt.
- Diese DemoSimulation mit fiktiven Daten – es besteht keine Verbindung zu einem Messenger. Ein Tipp auf eine Quelle öffnet das Dokument in der Demo oben.
Die Ausgangslage
Informationen sind vorhanden – aber nicht greifbar.
In vielen Organisationen wachsen Dokumentenbestände über Jahre: Verträge in einem Ordner, Rechnungen im Eingangspostfach, Protokolle bei der jeweiligen Projektleitung, Richtlinien im Intranet. Wer wissen will, welche Kündigungsfrist naht oder welche Freigabe noch fehlt, muss suchen, öffnen, lesen und abgleichen.
- Verteilte AblageDieselbe Frage betrifft Dokumente aus mehreren Ordnern und Systemen.
- Wichtiges im FließtextFristen, Beträge und Zuständigkeiten stehen selten in einem Feld, sondern irgendwo im Text.
- Uneinheitliche QualitätScans, Nachträge und Korrespondenz enthalten unklare oder widersprüchliche Angaben.
- Wiederkehrende FragenDieselben Auskünfte werden immer wieder neu zusammengesucht.
Die Lösung
Ein automatisierter Workflow verarbeitet die Dokumente in festen Schritten: einlesen, Dokumentart erkennen, definierte Felder extrahieren, plausibilisieren, in einer Tabelle zusammenführen. Jede extrahierte Angabe bleibt mit ihrer Textstelle verknüpft – so lässt sich jede Zahl bis ins Original zurückverfolgen.
Wo eine Angabe nicht eindeutig ist, wird sie nicht geschätzt, sondern zur Prüfung markiert. Auf dieser Grundlage beantwortet ein Assistent Fachfragen zum Bestand und nennt dabei immer die Dokumente, auf die er sich stützt.
Der Ablauf
- OneDrive / SharePointDokumente in der Ablage
- n8nAbruf, Aufteilung, Steuerung
- ClaudeLesen und Dokumentart erkennen
- InformationsextraktionFelder mit Textbeleg
- Strukturierte DatenExcel-Tabelle mit Prüfstatus
- Wissensabfrage / SignalAntworten mit Quellen
n8n ist das Bindeglied: Es holt die Dateien aus OneDrive und SharePoint, übergibt den Text mit einer festen Feldliste an Claude, prüft die Antwort auf Vollständigkeit und schreibt das Ergebnis in Excel. Dieselbe strukturierte Grundlage nutzen der Assistent und der Signal-Fragenbot.
Fristen werden sichtbar, bevor sie verstreichen. Offene Zahlungen und fehlende Freigaben lassen sich gebündelt nachhalten. Und Auskünfte, die bisher die Suche in mehreren Ordnern erforderten, stehen mit Quellenangabe zur Verfügung.
Lauras Beitrag
Als Büroleiterin im Deutschen Bundestag gehört die Arbeit mit umfangreichen Vorlagen, Stellungnahmen und Korrespondenz zum Alltag – und die Frage, wie man daraus schnell die entscheidenden Informationen gewinnt.
- 01Dokumente auswählen und strukturieren
Festlegen, welche Bestände und Dokumentarten einbezogen werden und wie sie geordnet sind.
- 02Zu extrahierende Informationen definieren
Die Feldliste aus fachlicher Sicht bestimmen: Was muss man über einen Vertrag, eine Rechnung, ein Protokoll wissen?
- 03Automatisierte Bearbeitung konzipieren
Den Ablauf vom Einlesen bis zur Tabelle entwerfen, einschließlich der Behandlung unklarer Fälle.
- 04Anwendungen konfigurieren
n8n-Workflows, Ablagen und Ausgabeformate einrichten und miteinander verbinden.
- 05Anweisungen gestalten und überprüfen
Prompts formulieren, an Beispieldokumenten testen und nachschärfen – etwa für Scans und Nachträge.
- 06Ergebnisse bewerten
Extrahierte Angaben stichprobenartig mit den Originalen abgleichen und Fehlerbilder dokumentieren.
- 07Nutzbarkeit verbessern
Ausgaben so aufbereiten, dass sie im Arbeitsalltag ohne Erklärung verständlich sind.
Die Demo bildet den Ablauf mit fiktiven Dokumenten nach. Echte Dokumente, Kundendaten und interne Workflows aus der Projektarbeit bleiben vertraulich und werden hier nicht gezeigt.
Erkenntnisse & nächste Schritte
Was sich bewährt hat
- Belege statt Behauptungen. Wenn jede Angabe auf eine Textstelle verweist, steigt das Vertrauen in die Ergebnisse – und Fehler fallen schneller auf.
- Lieber markieren als raten. Unleserliche Scans und widersprüchliche Beträge gehören zur Realität. Ein klarer Prüfstatus ist wertvoller als eine scheinbar vollständige Tabelle.
- Die Feldliste ist Fachsache. Welche Informationen wirklich gebraucht werden, entscheidet sich an den Fragen der Nutzer, nicht an der Technik.
Mögliche Weiterentwicklungen
- Automatische Erinnerungen an Kündigungs- und Zahlungsfristen
- Abgleich von Rechnungen mit den zugehörigen Verträgen
- Rückmeldung aus der Prüfung nutzen, um die Anweisungen gezielt zu verbessern
- Zugriffsrechte der Ablage auch im Fragenbot abbilden