Jede Nachricht am richtigen Platz – bevor jemand sie sucht.
Eingehende Kommunikation aus E-Mail und Messenger wird automatisch eingeordnet, priorisiert und mit vorhandenen Informationen abgeglichen. Am Ende steht ein Antwortentwurf – und eine Person, die ihn prüft und freigibt.
Ausprobieren: der Posteingang in Aktion
- 1Nachricht öffnen
- 2Analyse starten
- 3Entwurf prüfen und freigeben
Alle Nachrichten, Personen, Firmen und Vorgänge sind frei erfunden. Die Demo bildet den Ablauf im Browser nach – sie ist mit keinem echten Postfach, Messenger-Konto oder Sprachmodell verbunden und versendet nichts.
Das Problem
Nachrichten kommen über viele Wege – und jede verlangt eine Entscheidung: Was ist das, wie dringend ist es, wer kümmert sich, und was steht schon irgendwo dazu?
Im Alltag einer Organisation treffen täglich zahlreiche E-Mails und Messenger-Nachrichten ein. Sie zu sichten, einzuordnen, Fristen herauszulesen und die passenden Unterlagen zu suchen, kostet Zeit und Aufmerksamkeit – gerade dann, wenn eine dringende Anfrage zwischen Routinefragen untergeht.
- Allgemeine Kundenanfragen
- Terminwünsche und -bestätigungen
- Anfragen mit dringendem Handlungsbedarf
- Beschwerden
- Rückfragen zu laufenden Vorgängen
- Nachrichten mit Dokumenten oder Anhängen
- Wiederkehrende Standardfragen
Die Lösung
Ein Workflow übernimmt die Vorarbeit, die Entscheidung bleibt beim Menschen. Jede eingehende Nachricht durchläuft dieselben Schritte: Kanal erkennen, Inhalt klassifizieren, Priorität und Dringlichkeit einschätzen, konkrete Aufgaben und Fristen herauslesen, mit vorhandenen Informationen abgleichen und einen passenden Antwortentwurf formulieren. Das Ergebnis landet als strukturierter Vorgang bei der zuständigen Person – mit nachvollziehbarem Bearbeitungsstatus.
Entscheidend ist die menschliche Freigabe: Kein Entwurf wird automatisch versendet. Beschwerden und andere sensible Nachrichten werden grundsätzlich an die verantwortliche Person weitergegeben, und wo die Einordnung unsicher ist, weist das System ausdrücklich darauf hin, statt zu raten.
Der Ablauf
- Outlook / WhatsAppNeue Nachricht trifft ein
- n8nWorkflow startet, Kanal und Metadaten werden erfasst
- OpenAIInhalt wird nach festen Vorgaben analysiert
- KlassifikationKategorie, Priorität, Fristen, Abgleich mit SharePoint
- AntwortentwurfKanalgerechter Vorschlag in mehreren Stilen
- FreigabePrüfung und Freigabe durch einen Menschen
Wie die Bausteine zusammenspielen
n8n ist die Schaltzentrale. Der Workflow empfängt Nachrichten aus Outlook und über die WhatsApp-Business-Anbindung, bereitet sie einheitlich auf und übergibt den Inhalt mit klaren Anweisungen an OpenAI. Die Antwort kommt als strukturierter Datensatz zurück – Kategorie, Priorität, erkannte Fristen, Zusammenfassung – und kann dadurch automatisch weiterverarbeitet werden.
Warum der Abgleich wichtig ist
Eine gute Antwort braucht Kontext. Deshalb sucht der Workflow vor dem Entwurf in SharePoint und im Kalender nach passenden Ordnern, Vorgängen oder Terminen. Findet er nichts Eindeutiges, sagt er das. Für Fragen an einen Dokumentenbestand gibt es ergänzend einen Signal-Fragenbot – mehr dazu in Projekt 03 →
Lauras Beitrag
Posteingänge strukturieren, Prioritäten setzen und Antworten abstimmen gehört seit Jahren zu meinem Arbeitsalltag als Büroleiterin. In diesem Projekt habe ich diese Erfahrung in einen automatisierten Ablauf übersetzt.
- 01Bearbeitungsablauf konzipieren
Welche Schritte eine Nachricht durchläuft, wo geprüft wird und wann ein Mensch entscheidet.
- 02Anwendungen verbinden
Outlook, WhatsApp-Anbindung, SharePoint und OpenAI in n8n-Workflows zusammenführen und konfigurieren.
- 03Kategorien definieren
Eine praxistaugliche Systematik für Anliegen, Prioritäten und Dringlichkeit festlegen.
- 04KI-Anweisungen gestalten
Prompts so formulieren, dass Ergebnisse strukturiert, nachvollziehbar und im passenden Ton ausfallen.
- 05Ergebnisse prüfen und verbessern
Ausgaben an realistischen Beispielen testen, Grenzfälle erkennen und Anweisungen nachschärfen.
- 06Freigabe und Dokumentation
Menschliche Prüfung und einen nachvollziehbaren Bearbeitungsstatus fest im Ablauf verankern.
Die Demo auf dieser Seite bildet den Ablauf mit fiktiven Daten nach. Kundendaten, interne Workflows und konkrete Ergebnisse aus der Projektarbeit werden aus Vertraulichkeitsgründen nicht gezeigt.
Erkenntnisse & nächste Schritte
- Klare Kategorien schlagen viele Kategorien. Eine überschaubare, eindeutig beschriebene Systematik liefert verlässlichere Ergebnisse als eine sehr feine.
- Unsicherheit muss sichtbar sein. Eine ehrliche Konfidenzangabe und der Hinweis „Manuelle Prüfung empfohlen“ sind wertvoller als eine scheinbar sichere Antwort.
- Kontext entscheidet über die Qualität. Erst der Abgleich mit Ablage, Kalender und Vorgängen macht aus einem allgemeinen Entwurf eine brauchbare Antwort.
- Rückmeldungen aus der Freigabe nutzen, um Kategorien und Anweisungen gezielt zu verbessern.
- Erstellte Aufgaben direkt in bestehende Aufgabenlisten oder Teams-Kanäle übergeben.
- Weitere Eingangskanäle wie Kontaktformulare nach demselben Muster anbinden.