Wie steuert man eine komplexe Organisation, wenn die Informationen überall liegen?
Aufgaben entstehen in Besprechungen, Rückfragen kommen per E-Mail, Dokumente liegen in SharePoint. Der Executive Operations Hub führt diese Informationen zusammen und bereitet sie so auf, dass Leitung und Team jederzeit wissen, wo ein Vorhaben steht, was entschieden werden muss und was als Nächstes zu tun ist.
Das Cockpit ausprobieren
- 1Kennzahl oder Projekt anklicken
- 2Aufgaben ändern, zuweisen, abschließen
- 3Management-Briefing erstellen
Die Demo bildet den Ablauf mit fiktiven Projekten, Personen und Aufgaben nach. Alle Kennzahlen und das Briefing werden live aus diesen Beispieldaten berechnet – jede Änderung wirkt sich sofort aus. Es besteht keine Verbindung zu echten Postfächern, Teams-Kanälen oder Notion-Arbeitsbereichen.
Das Problem
Managementrelevante Informationen sind selten falsch – aber fast immer verteilt.
In einer Besprechung werden Aufgaben vereinbart, die anschließend nur im Protokoll stehen. Eine Rückfrage zur Freigabe kommt per E-Mail, der aktuelle Planungsstand liegt in SharePoint, der Projektstatus in einer eigenen Liste. Wer den Gesamtstand braucht, muss ihn sich zusammensuchen – oder fragt nach.
- Unnötige AbstimmungenStatusfragen, die sich aus den vorhandenen Informationen beantworten ließen.
- InformationsverlusteZusagen aus Meetings ohne klare Zuständigkeit oder Frist.
- Späte EntscheidungenEntscheidungsbedarf wird erst sichtbar, wenn eine Frist bereits drängt.
Die Lösung
Ein zentraler Operations Hub sammelt die relevanten Informationen automatisiert, strukturiert sie und stellt sie in einer gemeinsamen Sicht dar: Projekte mit Status und Fortschritt, Aufgaben mit Verantwortlichen und Fristen, offene Entscheidungen und die Protokolle, aus denen sie stammen. Auf Knopfdruck entsteht daraus ein Management-Briefing – als Entwurf, der vor der Weitergabe geprüft wird.
- Outlook
- Rückfragen, Zusagen und Fristen aus dem E-Mail-Verkehr
- Microsoft Teams
- Besprechungsprotokolle als Quelle – und Kanal für vorbereitete Benachrichtigungen
- SharePoint
- Projektdokumente, Planungsstände und Listen
- n8n
- Verbindet die Quellen, steuert Abruf, Verarbeitung und Ablage
- Claude
- Fasst Protokolle zusammen, erkennt Aufgaben, Zuständigkeiten und offene Entscheidungen, entwirft das Briefing
- Notion
- Gemeinsamer Wissensstand: Entscheidungen, Protokolle, Projektsteckbriefe
Der Ablauf
- Outlook · Teams · SharePointProtokolle, E-Mails, Dokumente und Listen
- n8nAbruf, Zuordnung zum Projekt, Steuerung
- ClaudeZusammenfassen, Aufgaben und Entscheidungen erkennen
- Strukturierte InformationenAufgabe · Person · Frist · Priorität · Quelle
- Notion · DashboardGemeinsamer Stand, Briefing, Prüfung durch Menschen
Lauras Beitrag
Als Büroleiterin im Deutschen Bundestag gehört genau diese Arbeit seit Jahren zu meinem Alltag: Termine, Prioritäten und Beteiligte im Blick behalten, Informationen aus vielen Kanälen bündeln und Entscheidungen so vorbereiten, dass sie getroffen werden können. Der Operations Hub überträgt diese Erfahrung in einen digitalen, nachvollziehbaren Ablauf.
- 01Fachliche Konzeption
Welche Informationen braucht eine Leitung, um zu steuern – und in welcher Form? Daraus leiten sich Ansichten, Kennzahlen und Briefing-Struktur ab.
- 02Informations- und Organisationsstrukturen
Definition von Projekten, Aufgaben, Zuständigkeiten, Status, Prioritäten und Entscheidungsvorlagen als einheitliches Datenmodell.
- 03Einrichtung von Workflows
Konfiguration der Abläufe in n8n, die Protokolle, E-Mails und Dokumente abrufen, verarbeiten und in Notion ablegen.
- 04Priorisierung
Regeln, nach denen Fristen, Überfälliges und offene Freigaben im Briefing nach vorn rücken.
- 05Gestaltung der Management-Ansichten
Dashboard, Projektdetail und Briefing so aufbauen, dass der Stand in wenigen Sekunden erfassbar ist.
- 06Prüfen und Verbessern
Ergebnisse der automatischen Auswertung kontrollieren, Anweisungen an das Sprachmodell nachschärfen, Unklarheiten sichtbar machen.
Die Demo zeigt das Konzept mit vollständig fiktiven Daten. Reale Projektinhalte, Kundeninformationen und interne Workflows sind vertraulich und werden hier nicht dargestellt.
Erkenntnisse & Weiterentwicklung
- Struktur vor Automatisierung. Erst ein klares Modell aus Projekt, Aufgabe, Zuständigkeit und Frist macht automatische Auswertungen verlässlich.
- Quellenbezug schafft Vertrauen. Ein Briefing wird genutzt, wenn jeder Punkt auf seine Grundlage zurückführt.
- Unklarheit ist ein Ergebnis. Eine markierte fehlende Zuständigkeit ist wertvoller als eine geratene.
- Wöchentliches Briefing automatisch als Entwurf vorbereiten und zur Freigabe vorlegen.
- Erinnerungen vor Fristen gezielt an die zuständige Person statt an den ganzen Kanal.
- Entscheidungshistorie je Projekt, um getroffene Festlegungen schneller wiederzufinden.